Die Akte bleibt in der Kanzlei.
Ein KI-Server in Ihren eigenen Räumen durchsucht Akten, bereitet Entwürfe vor und sortiert den Posteingang. Mandatsdaten werden dabei nicht an einen Cloud-Anbieter übergeben, weil sie die Kanzlei gar nicht erst verlassen.
Fast jede lohnende Aufgabe berührt das Mandat.
Eine Akte zusammenfassen, einen Vertrag gegen eine Checkliste prüfen, aus fünf Schreiben den Sachverhalt herausziehen: Sobald das in einem Browserfenster passiert, liegt der Vorgang bei einem Dritten. Für einen Berufsträger ist das keine Geschmacksfrage.
- Die Verschwiegenheitspflicht ist strafbewehrt und kennt keine Ausnahme für Zeitdruck.
- Wer Dienstleister einbindet, trägt eigene Auswahl- und Verpflichtungspflichten.
- Ein Zwischenfall trifft nicht die IT, sondern die Zulassung.
Die Fleißarbeit vor der eigentlichen Rechtsfrage.
Suchen, sichten, sortieren, einen ersten Entwurf hinstellen: Dort liegt der Nutzen, nicht bei der schwierigen Bewertung. Die bleibt ohnehin Ihre.
Aktenrecherche
Wo stand noch einmal die Klausel zur Haftungsbegrenzung, und in welchem Mandat haben wir zu dieser Konstellation schon vorgetragen? Die Antwort kommt mit Verweis auf Dokument und Fundstelle im eigenen Bestand.
Entwürfe aus eigenen Mustern
Wiederkehrende Schreiben, Mandatsanfragen, Standardvorgänge. Grundlage sind Ihre Vorlagen und Ihr Ton. Ein allgemeines Sprachmuster aus dem Netz trifft weder das eine noch das andere.
Posteingang
Eingehende Schreiben werden dem Mandat zugeordnet, zusammengefasst und mit einem Hinweis versehen, wenn darin eine Frist genannt ist. Notiert, geprüft und verantwortet wird die Frist weiterhin in der Kanzlei.
Vertragssichtung
Ein längeres Vertragswerk wird gegen Ihre eigene Prüfliste durchgesehen, auffällige Stellen werden markiert. Das ersetzt keine Prüfung. Es zeigt, wo man anfangen sollte.
Übergaben und Vertretung
Wenn ein Mandat kurzfristig übernommen werden muss, fasst das System den Stand aus der Akte zusammen: Beteiligte, bisheriger Verlauf, offene Punkte. Das ist der Fall, in dem Kanzleien den Nutzen am schnellsten sehen.
Die berufsrechtliche Frage verschiebt sich, sie verschwindet nicht.
Ein Server in den eigenen Räumen löst den größeren Teil des Problems: Für die laufende Verarbeitung gibt es keinen externen Dienstleister, keine Übermittlung in ein Drittland und keinen Anbieter, der Eingaben zu eigenen Zwecken auswerten könnte. Was bleibt, ist der Wartungszugang, und den behandeln wir ausdrücklich als das, was er ist.
- § 203 StGB
- Die Verletzung von Privatgeheimnissen ist strafbewehrt. Absatz 3 erlaubt die Mitwirkung Dritter, verlangt aber deren Verpflichtung zur Verschwiegenheit.
- § 43e BRAO
- Für Rechtsanwälte geregelt: sorgfältige Auswahl des Dienstleisters, Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform, Beschränkung auf das Erforderliche.
- § 62a StBerG
- Die entsprechende Regelung für Steuerberater.
- In der Praxis
- Verpflichtung unterzeichnet, bevor ein Zugang eingerichtet wird. Freigabe im Einzelfall statt Dauerzugang. Jede Sitzung wird protokolliert. Auf Wunsch ganz ohne Fernzugang.
Diese Übersicht nennt die Punkte, die in Gesprächen mit Kanzleien regelmäßig aufkommen. Sie ist keine Rechtsberatung und ersetzt weder Ihre eigene Prüfung noch die Auskunft Ihrer Kammer.
Kanzleien gehen bei den Landeszuschüssen meist leer aus.
Auf vielen Anbieterseiten steht ein Förderversprechen über der Kanzlei-Seite. Für freie Berufe trifft es meist nicht zu, und das sollten Sie wissen, bevor Sie damit rechnen.
Warum Zuschüsse hier meist ausfallen
- Die Landesprogramme richten sich an die gewerbliche Wirtschaft
- Freie Berufe sind häufig ausgenommen, in Bayern ausdrücklich, im Grundsatz auch in gewerblicher Rechtsform
- Der KfW-Förderkredit steht bundesweit auch Freiberuflern offen, ist aber ein Kredit
- Verbindlich Auskunft gibt allein die Bewilligungsstelle Ihres Bundeslandes
Die Rechnung ohne Förderung
- Hardware zum Einkaufspreis, Beleg des Lieferanten liegt bei
- Einrichtung zum Festpreis, je nach Umfang an zwei bis sechs Arbeitstagen
- Wartung monatlich und kündbar, keine Kosten pro Abfrage
- Die Maschine gehört der Kanzlei; wie sie steuerlich zu behandeln ist, sagt Ihnen Ihre Beratung
- Was eine Kanzlei Ihrer Größe kostet, rechnet der Konfigurator bis zum einzelnen Bauteil aus
Der Weg dorthin, in vier Schritten.
Erstgespräch
Welche Bestände gibt es, wer soll damit arbeiten, wo geht heute die meiste Zeit hin. Kostet nichts.
Schriftliches zuerst
Verschwiegenheitsverpflichtung und Zugangsregelung stehen fest, bevor Technik in die Kanzlei kommt.
Anbindung der Ablage
Server aufstellen, Modelle einrichten, Dokumentenablage lesend anbinden. Kanzleisoftware und Fristenverwaltung bleiben unangetastet.
Einweisung und Betrieb
Berufsträger und Mitarbeitende bekommen eine Einweisung, die auch die Fallstricke nennt. Danach Support auf Freigabe.
Verschwiegenheit, Fundstellen, Kanzleisoftware.
Ist der Einsatz von KI mit der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht vereinbar?
Bei einem Cloud-Dienst ist das die entscheidende Hürde, weil Mandatsdaten an einen Dritten gelangen. Läuft das Modell auf einem Server in Ihren Räumen, findet die Verarbeitung innerhalb der Kanzlei statt und die Frage stellt sich für den laufenden Betrieb nicht. Zu klären bleibt der Wartungszugang, denn dabei kann ein Dienstleister technisch an Daten gelangen. Genau dafür sehen § 43e BRAO und § 62a StBerG eine sorgfältige Auswahl und eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit vor. Das ist keine Rechtsberatung, sondern die Beschreibung der Punkte, die Sie prüfen sollten.
Hat Kervalt über die Fernwartung Zugriff auf Mandatsakten?
Technisch ist ein Wartungszugang immer ein möglicher Zugang zu Daten, alles andere wäre unehrlich. Deshalb regeln wir ihn ausdrücklich: Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform vor dem ersten Zugriff, Freigabe durch Sie im Einzelfall statt Dauerzugang, Protokollierung jeder Sitzung. Auf Wunsch entfällt der Fernzugang vollständig, dann übernimmt Ihre IT die Wartung nach Anleitung oder wir kommen vorbei.
Kann die KI Schriftsätze schreiben?
Entwürfe ja, fertige Schriftsätze nein. Brauchbar ist das System, wenn es aus Ihren eigenen Mustern und der Akte einen ersten Aufschlag formuliert. Was es nicht kann, ist verlässlich zitieren: Sprachmodelle erfinden Fundstellen, die es nie gab, und tun das überzeugend. Jede Fundstelle muss geprüft werden. Wer damit rechnet, spart Zeit. Wer darauf vertraut, bekommt Ärger.
Kennt das Modell die aktuelle Rechtsprechung?
Nein, und darauf sollte man es auch nicht ansetzen. Ein lokales Modell hat einen Wissensstand aus seinem Training und keine Verbindung zu einer Rechtsprechungsdatenbank. Der Nutzen liegt woanders: Es durchsucht Ihre eigenen Akten, Verträge und Vorlagen, also genau die Bestände, die in keiner Datenbank stehen. Für die Recherche in Rechtsprechung und Kommentierung bleiben Ihre Fachdatenbanken zuständig.
Können Kanzleien Fördermittel für ein solches Projekt nutzen?
Bei den Landeszuschüssen in aller Regel nicht. Diese Programme richten sich an die gewerbliche Wirtschaft, freie Berufe sind häufig ausgenommen; in Bayern etwa ausdrücklich, im Grundsatz sogar dann, wenn die Kanzlei in gewerblicher Rechtsform geführt wird. Offen steht dagegen der KfW-Förderkredit Digitalisierung, der bundesweit ausdrücklich auch Freiberufler anspricht, allerdings als zinsgünstiger Kredit und nicht als Zuschuss. Ob Ihr Bundesland eine Ausnahme kennt, sagt Ihnen die dortige Bewilligungsstelle. Wenn Ihnen jemand pauschal fünfzig Prozent Zuschuss für eine Kanzlei verspricht, fragen Sie nach, auf welches Programm er sich beruft.
Wie passt das zu unserer Kanzleisoftware?
Der Server ersetzt nichts davon. Angebunden wird lesend, über die vorhandenen Schnittstellen oder über den Zugriff auf die Dokumentenablage. Ihre Kanzleisoftware, das Dokumentenmanagement und die Fristenverwaltung bleiben führend und unverändert.
Sprechen wir über den konkreten Fall.
Im Erstgespräch klären wir, welche Arbeiten in Ihrer Kanzlei überhaupt in Frage kommen und ob sich dafür eine eigene Maschine rechnet. Für eine Kanzlei mit drei Berufsträgern ist die Antwort nicht automatisch ja.
Falls es die Sache erleichtert: Die Verschwiegenheitsverpflichtung unterzeichnen wir auch schon vor dem ersten Gespräch.